L’implémentation de l’automatisation au sein d’une entreprise est un processus stratégique, mais plusieurs erreurs courantes peuvent compromettre son succès. Il est crucial de bien comprendre ces pièges pour maximiser les chances de succès et obtenir des résultats tangibles.
1. Choisir le Mauvais Processus à Robotiser
La première erreur à éviter absolument est de sélectionner le mauvais processus à automatiser. Il est essentiel de bien cibler des processus chronophages et à fort potentiel d’amélioration. Si vous choisissez un processus qui ne génère pas de gains de productivité, que ce soit pour l’entreprise interne ou pour le client final, vous risquez de perdre du temps et des ressources. Le premier use case est primordial pour susciter l’engouement, l’engagement et créer de la valeur à long terme pour l’entreprise.
2. Placer la Barre Trop Haut en Termes d’Attentes
Lorsque l’on commence un projet d’automatisation, il est crucial de ne pas se fixer des objectifs irréalistes. Une bonne gestion de projet commence par :
- La définition d’objectifs clairs et atteignables
- La mise en place de jalons précis et d’une planification structurée
- Le partage d’informations essentielles avec toutes les parties prenantes
- Le choix des bons sponsors et des parties prenantes clés
- L’organisation et la mise en place de l’infrastructure appropriée
Ces étapes permettront de construire une base solide pour les projets d’automatisation à moyen terme et d’éviter la frustration des équipes.
3. Négliger la Gouvernance du Projet
La gouvernance du projet d’automatisation est un aspect essentiel souvent négligé. Au-delà de l’organisation humaine, il est crucial de définir les normes et processus associés à la sécurité et à la qualité des livrables. Une gestion rigoureuse est nécessaire pour garantir des résultats durables. Il existe plusieurs outils permettant de suivre, sécuriser, et stocker les informations. Par ailleurs, rédiger une documentation de qualité et fournir des livrables maintenables par les équipes opérationnelles est indispensable.
4. Ne Pas Impliquer les Bons Partenaires
L’une des erreurs les plus fréquentes est de ne pas impliquer les bons partenaires métier, key users ou sponsors. Il est fondamental d’engager les bons intervenants dès le début du projet. Cela inclut :
- Les key users, ou “business champions”, qui sont des experts des processus et qui peuvent être des vecteurs de changement internes grâce à leur influence et leur charisme.
- Les sponsors opérationnels, ceux qui croient en l’automatisation et peuvent soutenir et développer les processus.
- Les équipes IT, qui jouent un rôle crucial dans l’installation, la maintenance, et la gouvernance de l’infrastructure. Elles s’assurent également de la crédibilité, de la sécurité et de l’intégration des use cases.
5. Manque de Communication et de Suivi
La communication est essentielle à chaque étape du projet : avant, pendant et après son déploiement. Il est nécessaire d’informer, motiver et impliquer les équipes tout au long du processus. Cela les aidera à identifier des cas d’usage, à comprendre le sens du projet, et à voir les bénéfices à long terme.
Sans un suivi constant du changement, l’adoption des nouvelles technologies risque d’être faible, ce qui pourrait entraîner des problèmes organisationnels, un manque d’implication du métier, voire une insatisfaction à long terme.
6. Négliger l’Évolution à Long Terme
Il est crucial de ne pas se concentrer uniquement sur les résultats à court terme. Pour garantir un projet d’automatisation pérenne, il est nécessaire de penser au moyen et long terme. Ce processus implique la mise en place d’un Centre d’Excellence Opérationnel qui regroupera plusieurs fonctions importantes du projet :
- L’expertise en automatisation : Des équipes dédiées à la production de livrables internalisés, stockés dans des librairies réutilisables.
- La formation continue : Assurer la formation et l’onboarding des utilisateurs ou développeurs qui souhaitent maîtriser ces technologies.
- La supervision de la gouvernance : Cette équipe veillera à la bonne gestion de l’infrastructure, à la détection de nouveaux cas d’usage et à leur mise en production.
En agissant sur ces trois leviers, vous pourrez développer une démarche d’automatisation cohérente, qui soutiendra la croissance de l’entreprise sur le long terme.
Conclusion
L’automatisation est un projet complexe qui nécessite une gestion minutieuse et stratégique. En évitant ces erreurs courantes, en mettant en place une gouvernance solide et en impliquant les bonnes personnes, vous maximiserez les chances de succès. N’oubliez pas que l’automatisation n’est pas seulement un projet technique, mais un véritable levier de transformation pour toute l’entreprise.