La RPA ou Robotic Process Automation, est une technologie permettant d’automatiser les tâches manuelles et répétitives réalisées par des collaborateurs humains sur des outils digitaux et des logiciels.

Elle permet notamment de réduire les erreurs générées par les interventions humaines ainsi qu’un gain de temps sur un large éventail de tâches du quotidien, notamment celles que l’on peut considérer comme chronophages avec peu de valeur ajoutée pour un opérateur humain.

Dans un contexte de migration vers SAP S/4 HANA, cette technologie, avec sa capacité d’automatisation intelligente, permet aux entreprises de bien exploiter leurs données en automatisant les différentes étapes de la migration plus rapidement. Les règles de gestion métier sont intégrées dans les scripts du robot et permettent de traiter de multiples cas d’usages, d’exceptions, mais aussi d’anticiper certaines erreurs.

Migrer vers SAP S/4 HANA, est devenu essentiel pour les clients de la firme Allemande puisqu’en effet, la fin de maintenance de SAP ECC6 est fixée au 31 décembre 2027. Ce constat pousse les DSI à repenser leur stratégie et accélère leur décision de migration vers la nouvelle plateforme S/4 HANA.

Selon les types de migrations (Greenfield, Bluefield, Brownfield), ces projets peuvent s’étendre en moyenne de 6 mois à 2 ans, nous constatons  alors, que la mobilisation de la RPA est un moyen optimal qui permet de réduire la durée de la migration grâce à des robots intelligents, qui nécessitent un coût de développement raisonnable et qui laisse surtout entrevoir des ROI très compétitifs. 

La transition vers SAP S/4 HANA, peut s’avérer être complexe pour de nombreuses entreprises mais elle présente plusieurs avantages, incluant un gain en performance et des opportunités métiers. Grâce à la RPA, cette transition devient plus rapide, simple et efficace.

En somme, ces robots ont donc un intérêt pour aider les équipes techniques et métiers dans leurs tâches et ce, notamment dans un contexte de migration ERP.

Alors comment la RPA peut accélérer la migration vers SAP S/4 HANA ?

Ce que permet la RPA pour la migration SAP S/4 HANA   

La RPA permet d’accélérer bon nombre de traitements, là où l’efficacité humaine peut montrer quelques limites. C’est pourquoi dans des projets stratégiques, tel que la migration d’un ERP; la robotisation de processus est un atout. En ce qui concerne le passage vers S/4 HANA, nous allons vous présenter quelques apports et avantages que nous pouvons constater à différents niveaux.

Avant chaque étape de migration, il faut tout d’abord passer par une phase de préparation de données. Le process mining entre en jeu en intervenant dans cette phase, pour s’assurer de la bonne réalisation de la migration. Cette méthodologie accompagne dans la définition des processus à migrer à partir des données factuelles et en s’appuyant sur une étude spécifique du processus actuel pour passer par la suite à la migration vers la nouvelle plateforme S/4 HANA. 

Dans la phase de migration, cette technologie permet de détecter et cartographier la fluidité des processus en définissant les règles de gestion, utilisateurs, log, tâches, actions et accès. 

La préparation des data

Avant chaque étape de migration, il faut tout d’abord passer par une phase de préparation de données. Cette étape consiste à collecter et organiser l’ensemble de données issues de différentes sources qui devront être intégrées dans le nouveau système SAP S/4 HANA et donc présentées dans un format exploitable. Cette phase de préparation définie si les données sont adéquates et compréhensibles par tous les acteurs de l’entreprise afin que les systèmes d’exploitation ainsi que la base de données puissent communiquer efficacement. 

Le process mining 

A la suite de cette étape, le process mining entre en jeu afin d’assurer la bonne réalisation de la migration. Cette méthodologie a pour objectif de définir les processus à migrer à partir des données factuelles en s’appuyant sur une étude spécifique du processus actuel pour passer par la suite à la migration vers la nouvelle plateforme S/4 HANA.  

Dans la phase de migration, cette technologie permet de détecter et cartographier la fluidité des processus en définissant les règles de gestion, utilisateurs, log, tâches, actions et accès.

Le business process management, ou comment cartographier ses processus

Le Business Process Management ou BPM, permet de représenter les activités d’une entreprise, en mettant l’accent sur les interactions entre les parties prenantes et les systèmes d’informations existants.  

Cette approche méthodologique permet une meilleure compréhension des processus des différents domaines d’activité afin d’optimiser les problèmes de performance de l’entreprise. L’objectif est de s’assurer que les processus mis en place répondent aux besoins des clients de manière efficiente. 

La cartographie de processus BPM analyse et fluidifie les processus existants et les rend plus efficaces ainsi elle évalue en temps réel l’exécution des tâches, les coûts, la production, la productivité, les risques…etc., ce qui permet de disposer un puissant levier de gestion des processus.  

Dans un contexte de migration vers S/4 HANA, et grâce à ses algorithmes et sa capacité d’analyse intelligente, la RPA assure la customisation de données spécifiques en définissant les règles de sa gestion grâce à sa capacité de filtrage et de tri de celles-ci. Nous constatons alors que la RPA permet de définir le rôle fonctionnel de la donnée. 

De nombreux exemples liés à la migration vers S/4 HANA, mobilisant ainsi le process mining, adaptés et applicables aux processus communs de différents secteurs tels la comptabilité, gestion d’entrepôt, gestion des services publics, mettant l’accent sur les KPI, les temps de traitement, le niveau d’automatisation et la conformité aux normes des processus standards etc. 

Découvrez les exemples listés par SAP et catégorisés par secteur d’activités à travers ce lien : Process Mining on SAP S/4HANA | SAP Help Portal  

Automatisation de la migration des données depuis l’ancienne version SAP ECC6 vers SAP S/4 HANA 

Avec l’assistance de cette technologie, la migration vers le nouveau système de SAP s’effectue, automatiquement, via ces robots veillant sur l’automatisation et la planification depuis l’ancien ECC6. Aucune surveillance ni assistance humaine n’est nécessaire lorsque ce procédé est lancé.

Prenons l’exemple de la plateforme RPA de l’entreprise UiPath, qui propose une solution pour accélérer la migration vers SAP S/4HANA grâce à l’automatisation. Cette solution comprend 3 principaux avantages : 

L’identification des codes personnalisés, l’analyse et la restauration  : 
Cette fonctionnalité permet de corriger et d’optimiser le code personnalisé. Elle identifie rapidement les erreurs du code et les risques liés à la migration grâce à une analyse de toutes les vulnérabilités existantes. La solution permet aussi de corriger automatiquement ces problèmes afin d’éviter toute erreur manuelle et accélérer la migration 

Tests et validation :
UIPath permet d’effectuer des tests et des validations automatisés de bout en bout. Les opérations quotidiennes et les clients prennent en charge les tests automatisés via les interfaces SAP GUI et Fiori. De plus, elle permet également d’automatiser les tests de régression, de sécurité et d’acceptation avec la RPA. L’ensemble de la progression et des résultats de ces tests sont visibles dans un tableau de bord PowerBI. 

Conformité de sécurité : 

Afin d’assurer une utilisation sereine, cette solution a mis en place différentes pratiques de sécurité comme : le cryptage des données traitées, la  gestion des rôles et accès, un code certifié Veracode

La RPA facilite la migration des données provenant de sources diverses  vers S/4 HANA

Avec la RPA, chaque entreprise peut migrer ses données vers S/4 HANA depuis un ERP existant ou un autre système. S/4 HANA peut connecter différentes applications tierces et grâce à la RPA, vous pouvez simplifier l’automatisation des processus via des systèmes API qui peuvent s’interconnecter en arrière-plan avec l’assistance de l’interface Fiori.  

L’automatisation intelligente des robots RPA, vous permet donc d’intégrer toutes les données connexes provenant de sources différentes : cloud privé, Excel, CRM ; vers S/4 HANA. 

Automatisation des phases de test “ Test de non régression”, après déploiement de chaque lot  

La RPA peut aussi automatiser les phases de tests après le déploiement de chaque lot de migration. Ces tests permettent d’assurer la bonne réalisation de cette migration, sans avoir à mobiliser une équipe sur ce sujet. 

Les robots RPA permettent d’automatiser ces phases de tests, continuellement, en assurant que ces derniers soient versionnés et toujours synchronisés avec le code source de l’application. Les phases de tests automatisées permettent de récupérer, de manière agile, leurs résultats pour pouvoir résoudre tous les problèmes en amont. Des solutions comme UIPath permettent de mieux gérer ces actions RPA, notamment avec ces 3 points clés :

Automatiser :
Tester automatiquement les processus RPA, les applications web, les systèmes SAP ou encore les applications mobiles au travers d’une même interface.

Piloter :
Planifier l’ensemble de ses tests, tracer les exigences liées à l’automatisation ou encore identifier chaque anomalie pouvant perturber le processus de migration.

Exécuter :
Au sein d’une seule et même interface, cette solution permet le lancement de l’ensemble de ses programmes RPA. Elle permet également la sécurisation de ces robots au sein d’un même tableau de bord.

Quels bénéfices pour l’entreprise d’utiliser la RPA dans son processus de migration SAP S/4 HANA ?  

En utilisant la RPA dans les différentes étapes de migration vers SAP S/4 HANA, chaque entreprise peut bénéficier de plusieurs avantages liés à : 

• Gain de temps et de productivité : en libérant du temps précieux aux consultants afin qu’ils se concentrent sur l’essentiel  
• Optimisation des coûts : en réduisant les interventions humaines et accélérant le projet, ce qui permet donc de réduire les dépenses.
• La fiabilité de résultats : la RPA automatise toutes les tâches manuelles avec précision. Cette intervention évite toute erreur humaine avec un degré de fiabilité accru.   
• Une étape de Go-Live avancée : l’ensemble du projet est accéléré et donc la livraison est écourtée. La solution est plus rapidement utilisée et adoptée. 

Illustration d’un scénario de migration SAP S/4 HANA mobilisant la RPA 

Le projet de migration vers S/4 HANA via la RPA s’effectue sur différentes phases :  

Phase 1 : Idéation et cadrage de l’ensemble des tâches, processus à gérer 

Phase 2 : Préparation des données   

Phase 3 : Cartographie et customisation des données  

Phase 4 : Migration des données   

Phase 5 : Test de vérification et test de multi scénario 

Phase 6 : Réalisation d’un Dry-run avec les utilisateurs finaux

Phase 7 : Go-Live et surveillance

Nous estimons que la RPA assure un gain de temps de 15 à 20% en moyenne dans un processus de migration SAP S/4 HANA.  
Cette technologie assure donc une migration plus rapide et fiable qui permet aux équipes de se libérer des tâches répétitives et fastidieuses. 
La RPA peut être mobilisée à différents niveaux dans SAP, de l’automatisation des tâches métiers à la réalisation de test de non-régression, cette technologie apporte de nombreuses solutions aux problématiques IT. 

Pour plus d’informations sur les apports de la RPA pour une migration SAP S/4HANA, contactez nos équipes.