Avant de calculer le ROI d’un projet d’automatisation, il est essentiel de commencer par une estimation précise des coûts associés. Cela commence par l’évaluation des coûts liés à l’infrastructure et aux logiciels. Vous devrez ainsi estimer les coûts des licences des outils nécessaires, ainsi que les frais relatifs aux machines virtuelles et à l’utilisation du Cloud, pour l’ensemble de la structure qui soutiendra votre projet d’automatisation.

Une fois cela en place, il faut aussi prendre en compte les coûts de développement. Ces coûts incluent le temps et les ressources nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre le projet. Enfin, il est primordial d’estimer les coûts de maintenance, qui interviendront une fois les projets mis en production. Cela comprend notamment les coûts de maintenance corrective et évolutive des systèmes.

Comment mesurer le ROI ?

Une fois les coûts définis, plusieurs critères doivent être pris en compte pour le calcul du ROI. Ces critères vous permettront de déterminer si l’investissement dans l’automatisation est rentable.

Le premier critère consiste à évaluer le nombre d’équivalents temps plein (ETP, ou FTE en anglais). Ce critère mesure combien de personnes sont actuellement impliquées dans le processus que vous souhaitez automatiser et si l’automatisation pourra permettre de libérer ces ressources humaines pour d’autres tâches.

Le second critère est le temps passé sur cette tâche. Il est important de mesurer combien de temps, quotidiennement, mensuellement et annuellement, est consacré à ce processus, afin de déterminer l’impact potentiel de l’automatisation en termes de gain de temps.

Le troisième critère est le volume des traitements. Combien de traitements sont réalisés chaque jour ? Plus le volume est élevé, plus l’automatisation sera bénéfique, car elle permettra de traiter une grande quantité de données de manière plus efficace, avec un ROI plus élevé.

Enfin, la fréquence du processus est un facteur clé. Si la tâche doit être réalisée quotidiennement, elle sera un meilleur candidat pour l’automatisation que si elle n’est effectuée qu’une fois par an, par exemple.

Les critères supplémentaires pour évaluer le ROI

Bien que ces quatre critères principaux soient déterminants, d’autres facteurs, selon la taille de votre entreprise et son secteur d’activité, peuvent influencer le ROI.

Il existe différents types de ROI à analyser, qu’ils soient qualitatifs ou quantitatifs. Voici les principaux à considérer :

1. Productivité : L’automatisation permet-elle à vos employés de travailler plus vite et de réaliser davantage de tâches dans le même temps ?
2. Qualité : L’automatisation a-t-elle un impact positif sur la qualité du travail ? Cela se traduit-il par moins d’erreurs humaines ou des processus plus fiables ?
3. Efficacité : L’automatisation permet-elle de traiter la tâche plus rapidement que dans son mode manuel initial ?
4. Motivation et satisfaction des employés : Déléguer certaines tâches à des assistants virtuels permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui peut améliorer leur satisfaction et leur motivation.
5. Expérience client : L’automatisation a un impact direct sur l’expérience client. En réduisant le temps de traitement et en minimisant les erreurs, vous améliorez la satisfaction client.
6. Agilité et continuité : Un autre ROI important à analyser est celui de l’agilité de l’entreprise. Grâce à l’automatisation, votre entreprise pourra-elle évoluer plus rapidement, se développer sur de nouveaux marchés, et mieux concurrencer ?

Conclusion

Il est crucial d’évaluer soigneusement le ROI avant de lancer un projet d’automatisation. Définir des KPIs adaptés à votre entreprise et à votre secteur est essentiel. Ces indicateurs, en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise, vont vous permettre de suivre la performance et de gérer les challenges tout au long du projet d’automatisation.